• Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatymas
• Lietuvos Respublikos kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatymas
• Lietuvos Respublikos visuomenės informavimo įstatymas
• Lietuvos Respublikos labdaros ir paramos įstatymas
• Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymas
• Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas
• Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymas

Įgyvendinant Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatymą, Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymais patvirtinti šie bibliotekų fondų organizavimą reglamentuojantys dokumentai:

1. Lietuvos bibliotekų fondo nuostatai: patvirtinta Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2006 m. gruodžio 11 d. įsakymu Nr. ĮV-670 (Žin., 2006, Nr. 137-5242).
2. Bibliotekų fondo apsaugos nuostatai: patvirtinta Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2010 m. spalio 6 d. įsakymu Nr. ĮV- 499 (Žin., 2010, Nr. 120-6135).
3. Senų, retų ir ypač vertingų dokumentų fondo formavimo, saugojimo ir naudojimo nuostatai:  patvirtinta Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2016 m. lapkričio 24 d. įsakymu Nr. ĮV-908 (TAR, 2016, Nr. 27410).
4. Nacionalinio publikuotų dokumentų archyvinio fondo nuostatai: patvirtinta Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2017 m. lapkričio 28 d. įsakymu Nr. ĮV-1122 (TAR, 2017, Nr. 18864).
5. Lietuvos Respublikos kultūros ministro 1997 m. lapkričio 7 d. įsakymas Nr. 757 „Dėl bibliotekos dokumentų formų patvirtinimo: [1.1. Bibliotekos inventoriaus knyga; 1.6. Skaitytojų pamestų ir vietoje jų priimtų spaudinių apskaitos knyga]“.
6. Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2014 m. gruodžio 18 d. įsakymas Nr. ĮV-959 „Dėl Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymo Nr. ĮV-757 „Dėl Bendrosios bibliotekos apskaitos knygos ir bibliotekos dienoraščio formų patvirtinimo“ pakeitimo“ (TAR, 2014, Nr. 20037) ir kt.

Vadovaujantis Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatymo 4 straipsniu (Kultūros ministerijos kompetencija bibliotekų veiklos valdymo srityje), Lietuvos Respublikos kultūros ministerijai pavesta vykdyti visų Lietuvos bibliotekų valstybinio valdymo institucijos funkcijas (atlikti pavaldžių bibliotekų kontrolę ir nepavaldžių bibliotekų priežiūrą). Dėl to Lietuvos Respublikos kultūros ministerija rengia, derina ir teisės aktų nustatyta tvarka tvirtina bibliotekų veiklą reglamentuojančius dokumentus, kuriais turi vadovautis visos Lietuvos bibliotekos.

Dokumentų įkainojimo metodikos ar kito reglamentuojančio dokumento, kuriame būtų aprobuoti įkainojimo kriterijai, nėra. Reikėtų vadovautis profesine literatūra, publikuota bibliotekininkams skirtų straipsnių rinkinio „Šiandien aktualu“ numeriuose (1996, Nr. 2, p. 34–42; 1997, Nr. 1, p. 60–66; 2007, Nr. 2 (37), p. 119–128; 2011, Nr. 1 (44), p. 156–173; 2012, Nr. 1 (46), p. 154–170).

Inventoriaus knygos forma patvirtinta Lietuvos Respublikos kultūros ministro 1997 m. lapkričio 7 d. įsakymo Nr. 575 1.1 punktu („Valstybės žiniose“ nebuvo publikuota), o Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2010 m. spalio 6 d. įsakymu Nr. ĮV-499 patvirtintų Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų (Žin., 2010, Nr. 120-6135) 2 priede yra išvardyti privalomi vienetinės apskaitos elementai, tai: įrašo data, fondo kodas, inventoriaus numeris, autorius ir antraštė, skyrius pagal universaliąją dešimtainę klasifikaciją (UDK), leidimo metai, kaina (pagal tuo metu Lietuvoje galiojantį piniginį vienetą), įrašo numeris bendrojoje fondo apskaitos knygoje, lydimojo dokumento numeris, nurašymo akto data, nurašymo akto numeris, bibliotekos fondo patikrinimo žymėjimai, pastabos.

Jei pasikeičia bibliotekos pavadinimas, inventoriaus ir bendrosios apskaitos knygose reikia įrašyti naują pavadinimą (popierinėje laikmenoje – virš buvusio pavadinimo, nenaikinant senojo, o jį perbraukiant). Svarbu, kad būtų aišku, kokiu teisės aktu ir kada tai įteisinta.

Bibliotekoje pagrindiniai fondų apskaitos dokumentai, inventoriaus ir bendrosios apskaitos knygos saugomos nuolat, kiti apskaitos dokumentai, kurie siejami su turto apskaita ir finansiniais klausimais, saugomi 10 metų. Ilgiau saugoti galima, bet trumpiau – ne.

Bibliotekos fondo apskaita, tvarkoma mechaninėmis ar elektroninėmis priemonėmis, turi vienodą juridinę galią.

Automatizuodamos bibliotekinius procesus, bibliotekos gali nusistatyti orientacines laiko normas, kai tą patį darbą atlieka ne vienas darbuotojas, o darbuotojų grupė (pvz., inventorina knygas, kataloguoja, dalykina, sistemina). Nustatant darbo normas, rekomenduojama vadovautis Nacionalinės bibliotekos parengtu leidiniu „Darbo normavimas bibliotekoje“ (1999 m.), kuriame pateikta normų skaičiavimo metodika ir bibliotekoje atliekamų darbų apskaitos vienetų orientacinės laiko normos.

Lietuvos Respublikos bibliotekų įstatymo 17 straipsnyje apibrėžiama Lietuvos bibliotekų fondų struktūra, kurią sudaro:

1. pagrindiniai fondai;
2. depozitiniai fondai;
3. mainų fondai;
4. atsarginiai fondai;
5. senų, retų ir ypač vertingų dokumentų fondai;
6. Nacionalinis publikuotų dokumentų archyvinis fondas.

Atsarginis ir mainų fondai yra sudaromi iš dubletų ir laikinai neaktualių (uždarytų filialų ir pan.) ar bibliotekos specialiai įsigytų dokumentų.

Vadovaudamiesi naujausia Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2017 m. gruodžio 6 d nutarimo Nr. 999 „Dėl dokumentų privalomųjų egzempliorių skaičiaus ir jų perdavimo bibliotekoms“ redakcija, viešosios informacijos rengėjai perduoda visų rūšių dokumentų nemokamus privalomuosius egzempliorius. Gautų dokumentų pagrindu formuojamas publikuotų dokumentų archyvinis fondas (Plačiau žr. – TAR, 2017, Nr. 19810).

Publikuotų dokumentų archyvinis fondas saugomas Lietuvos nacionalinėje Martyno Mažvydo bibliotekoje. Atsarginis spaudos archyvinis fondas dokumentų saugumo ir išsaugojimo tikslais saugomas Kauno apskrities viešojoje bibliotekoje.

Paprastai dokumentai į biblioteką priimami su lydimuoju dokumentu (sąskaita faktūra, perdavimo–priėmimo aktu, dovanojimo aktu ar kt.). Tuo atveju, kai knygos į biblioteką pateko be lydimųjų dokumentų, komplektavimo skyriaus specialistai sudaro gautų dokumentų vardinį sąrašą, vėliau bibliotekos įkainojimo komisija įvertina gautus dokumentus, nustato jų kainas ir parengia priėmimo aktą. Kai gavimo šaltinio įvardyti neįmanoma, dokumentuose rašoma – „kiti finansavimo šaltiniai“ (dovanoti gyventojų, renginio dalyvių arba anonimo).

Neįkainotų dokumentų įtraukti į apskaitą negalima. Bibliotekos įkainojimo komisija, vadovaudamasi bibliotekos vadovo patvirtinta įkainojimo tvarka ir metodika, turi įkainoti dokumentus ir tuomet juos įtraukti į apskaitą.

Periodiniams leidiniams, kaip ir kitiems į biblioteką patekusiems spaudiniams, taikoma vienetinė ir bendroji apskaita.

Bibliotekų fondų apsaugos nuostatų 18.3 straipsnyje rašoma, kad „inventoriaus knyga yra viena visam fondui <…>“, bet nėra nurodyta, iš kiek dalių inventoriaus knyga turi būti sudaryta. Todėl periodiką inventorinančios bibliotekos gali spausdinti (formuoti) atskirą periodikos inventoriaus knygą. Tai turi būti aptarta bibliotekos fondų apskaitos tvarkoje, nuostatuose ar apraše.

Kainą bendrojoje apskaitoje reikia nurodyti – to (nuo 2010 m.) reikalauja viešojo sektoriaus apskaitos standartai.

Neinventorinami laikinojo pobūdžio dokumentai (kalendoriai, telefonų knygos, reklaminiai plakatai, proginiai leidinukai), kuriuose pateikiama trumpalaikė informacija ir kurių saugojimo terminas ne ilgesnis kaip metai.

Grupuojamiesiems dokumentams naudojamos specialios formos registracijos kortelės arba programine įranga formuojamos rinkmenos, kuriose teikiama visa informacija, būtina individualiai grupuojamųjų dokumentų apskaitai (apie ją žr. Bibliotekų fondų apsaugos nuostatų 5 priede (Žin., 2010, Nr. 120-6135).

Pirmiausia reikia patikrinti knygose esančius tarptautinius unikalius ISBN, ISMN ar ISSN numerius. Jeigu registracijos numeriai skirtingi, į vienetinę apskaitą reikia traukti (inventorinti) kiekvieną leidinį atskirai, nurodant ir kiekvienos knygos kainą. Jei sąskaitoje nurodyta bendra pinigų suma, kiekvieno fizinio vieneto vidutinė kaina nustatoma, bendrą pinigų sumą padalijus iš fizinių vienetų skaičiaus.

Taip, tai įpareigoja Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 18.7 straipsnis.

Biblioteka turi organizuoti bendrąją fondų apskaitą. Visi pagrindiniai dokumentai turi būti atspausdinti ir saugomi komplektavimo ir tvarkymo skyriuje, kaimo filiale tvarkomasi taip, kaip patvirtinta konkrečios bibliotekos apskaitos tvarkoje arba nuostatuose. Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 18.4 straipsnyje rašoma: „padaliniai gali turėti atskiras inventoriaus knygas (bendros inventoriaus knygos fragmentus padaliniams) <…>“.

Bibliotekų fondų apsaugos nuostatų 18.5 straipsnyje rašoma, kad „<…> apskaitos dokumentus pildant techninėmis priemonėmis, būtina užtikrinti galimybę, esant reikalui, išspausdinti vardinį dovanotų dokumentų sąrašą su inventoriniais numeriais, kainomis bei paskirstymu padaliniams“.

Inventoriaus knygos saugomos neterminuotai, iki bibliotekos išregistravimo iš juridinių asmenų registro (Bibliotekų fondo apsaugos nuostatai, patvirtinti Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2010 m. spalio 6 d. įsakymu Nr. ĮV- 499, 18.10 str.).

Vadovaujantis Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 18.2 straipsniu, inventoriaus knyga yra vienas iš svarbiausių bibliotekos fondo apskaitos registrų, jos pakeitimas galimas tik išimties atvejais (jei buvo rašoma nesilaikant reikalavimų, padaryta klaidingų įrašų, inventoriaus knygos fiziškai pažeistos per gaisrą ar vandentiekio avariją, stichinę nelaimę ir pan.), gavus bibliotekos savininko teises ir pareigas vykdančios institucijos raštišką leidimą.

Inventoriaus knygų (popierinėmis laikmenomis) perrašyti nereikia. Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 18 straipsnyje ir 2 priede „Privalomi vienetinės (fondo) apskaitos elementai“ rašoma, kad kaina nurodoma „pagal tuo metu galiojantį piniginį vienetą“.

Įgyvendinant Lietuvos Respublikos viešojo sektoriaus atskaitomybės įstatymą, nuo 2010 m. tapo privalomi viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartai (VSAFAS), pasikeitė viešojo sektoriaus buhalterinė apskaita, kuri tvarkoma taikant kaupimo principą.

Mainų fondui priskiriami dokumentai gaunami, perduodami bei nurašomi kaip ir kitų struktūrinių padalinių fondų. Iš bibliotekos struktūrinių padalinių dokumentai į mainų fondą perduodami su lydimuoju dokumentu (įprastai perduodama iš vieno struktūrinio padalinio ar filialo į kitą ir žymos daromos komplektavimo posistemyje bei kataloguose). Iš padalinių ar filialų dokumentai nenurašomi, o tik perduodami į mainų fondą, t. y. fondo dokumentai juda po biblioteką.

Tarptautinių mainų fonde spaudiniai saugomi laikinai. Tarptautinių mainų fondas sudaromas iš specialiai įsigytų dokumentų, jis skirtas keistis spaudiniais su kitų valstybių bibliotekomis ir institucijomis pagal bibliotekų arba aukštesnių institucijų bendradarbiavimo sutartis. Tarptautinių mainų komplektavimo šaltiniai yra juridiniai ir fiziniai asmenys, taip pat pačios bibliotekos ar institucijos, kurioje yra biblioteka, leidybos produkcija.

Jei bibliotekos fondas įtrauktas į buhalterinę apskaitą kaip ilgalaikis turtas (pagal 12-ąjį VSAFAS standartą), tikrinimai atliekami ne kiekvienais metais.

Patikra automatiniu būdu nurodo tik kur yra dokumentas, bet inventorizacija yra visas procesas, kuris užbaigiamas patikrinimo aktu ir žymomis inventoriaus knygose.

Mokyklos bibliotekos vedėjas paprastai būna ir materialiai atsakingas asmuo, jeigu jis nėra materialiai atsakingas, gali būti įtrauktas į inventorizacijos komisiją.

Patikrinimo aktai saugomi metus po kito tikrinimo. Tuo atveju, kai atliekami atskirų fondo dalių tikrinimai, reikia sulaukti arba analogiško patikrinimo, arba viso fondo tikrinimo.

Bibliotekų fondo apsaugos nuostatų 34 straipsnyje teigiama, kad dokumentų nurašymas neturi viršyti metinio naujų dokumentų gavimo (paprastai orientuojamasi į lėšas). Suderinus su bibliotekos savininku, gali būti nurašoma ir daugiau dokumentų.

Tvarkant bibliotekos fondus, dažnai nustatoma, kad vagystės faktas neužfiksuotas, o knyga iš lentynos dingusi. Darbuotojai gali pasigesti leidinių, eksponuojamų naujų dokumentų ar teminėse parodose. Tokiu atveju bibliotekininkas rašo tarnybinį pranešimą ir nurašymo komisija knygą gali įtraukti į nurašomų dokumentų sąrašą kaip dingusią dėl nenustatytų priežasčių. Dėl tokių ir panašių priežasčių Bibliotekų fondų apsaugos nuostatų 11.6 straipsnyje nurodyta: „įvesti nurašymo kiekybinį ir vertės normatyvą dokumentams, prarastiems dėl nenustatytų priežasčių. Leistinas trūkumo dydis neturėtų viršyti 0,2 procento einamųjų metų dokumentų išduoties.“

Pamestas knygas nurašyti būtina, ir visai nesvarbu, kada jos išleistos. Skaitytojas, informavęs, kad pametė paimtą iš bibliotekos knygą ir nori atnešti kitą atitinkamos vertės knygą, perka ją pagal bibliotekos sudarytą pageidaujamų knygų ar kitą sąrašą suderinęs su bibliotekininku.

Nurašymo aktai su nurašomų dokumentų vardiniais sąrašais sudaromi atskirai pagal kiekvieną nurašymo priežastį.

Mainų fondo dokumentus perduodant kitai bibliotekai, nereikia gauti jokių leidimų. Atliekamos tik šios procedūros:

1. Pagal sąrašą ar virtualiai kitų bibliotekų darbuotojai atsirenka dokumentus iš mainų fondo.
2. Mainų fondo darbuotojas sudaro nurašomų mainais perduodamų dokumentų vardinį sąrašą.
3. Remdamasis nurašomų dokumentų vardiniu sąrašu, komplektavimo ir tvarkymo skyrius sudaro dokumentų nurašymo akto projektą ir pateikia dokumentų nurašymo komisijai (kai kuriose bibliotekose tai atlieka pati nurašymo komisija).
4. Gavus dokumentų nurašymo aktą, pasirašytą nurašymo komisijos pirmininko ir narių, patvirtintą bibliotekos vadovo, tęsiamos dokumentų nurašymo procedūros: dokumentai išbraukiami iš mainų fondo apskaitos dokumentų (inventoriaus ir bendrosios apskaitos knygų), dokumentuose dedamas spaudas „N BIBLIOTEKOJE NURAŠYTA“.
5. Sudaromas nurašytų dokumentų perdavimo–priėmimo aktas ir vardinis sąrašas, kuriame, be kitų elementų, privalo būti: leidinio pavadinimas, to pavadinimo vieno fizinio vieneto kaina, to pavadinimo fizinių vienetų skaičius ir bendra suma, bendra perduodamų leidinių suma ir iš kokio finansavimo šaltinio buvo įsigyti perduodami dokumentai (pastaroji informacija bus nurašymo akte).